Cos’è e a cosa serve il PDF/A – Guida

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Già da tempo si è affacciato sulla scena digitale mondiale lo standard PDF /A . Ma cos’è esattamente lo standard PDF /A e a cosa serve ? Quella che segue vuole essere una breve illustrazione dello standard PDF/A

DOCUMENTI IN FORMATO PDF/A :
come produrli e in che modo verificarli

PDF/A: Cos’è

PDF/A è uno standard internazionale (ISO19005), sottoinsieme dello standard PDF,appositamente pensato per l’archiviazione nel lungo periodo di documenti elettronici.
Garantisce che il documento sia visualizzabile sempre allo stesso modo, anche a distanza di tempo e con programmi software differenti.

PDF/A: le caratteristiche tecniche

Lo standard PDF/A è suddiviso in due parti: PDF/A-1 e PDF/A-2.

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Il PDF/A-1, l’unico ad oggi approvato, è suddiviso a sua volta in due livelli:

PDF/A-1a= massimo richiesto dallo standard
PDF/A-1b= minimo richiesto dallo standard (incluso nel PDF/A-1a).

Un file PDF/A deve contenere tutte le informazioni necessarie a visualizzare il documento con lo stesso layout di quando è stato generato. Tutto il contenuto visibile del documento deve essere incluso nel file: il testo, le immagini, i vettori grafici, i fonts, i colori ecc..

Un documento PDF/A non può contenere macro-istruzioni o riferimenti ad elementi od informazioni (come i font) esterni al file stesso.

In pratica tutte le informazioni necessarie alla corretta visualizzazione devono essere racchiuse nel file PDF/A senza eventuali riferimenti a font, immagini etc. disponibili nel computer

GENERARE un documento in formato PDF/A

Per produrre un PDF/A a partire da un documento testuale (ad esempio .doc, .xls, .odt ecc.) sono disponibili diversi prodotti e tools commerciali. A tal proposito si veda il sito http://www.pdfa.org/.

Notate che anche gli strumenti che sono in grado di generare PDF nello standard PDF/A generalmente richiedono che questa opzione venga dettagliatamente precisata.

Ad esempio in Word dopo aver scelto Esporta in PDF / XPS occorre specificare il formato ( Salva come PDF ) e da qui scegliendo le opzioni mettere la spunta su Conforme a PDF/A